Kinh doanh online đang trở nên sôi động hơn bao giờ hết, kéo theo nhu cầu quản lý danh mục hàng hóa ngày càng chuyên nghiệp. Để thành công, người bán không chỉ cần sản phẩm chất lượng, giá tốt mà còn phải biết phân loại sản phẩm khoa học. Bài viết này sẽ chia sẻ hướng dẫn phân loại sản phẩm cơ bản cho người bán hàng online một cách chi tiết, thực tế và dễ áp dụng. Đồng thời, nội dung cũng gợi mở cách vận dụng hệ thống andon (andon system) hay hệ thống phân loại sản phẩm chuyên nghiệp để tối ưu quy trình quản lý kho và bán hàng.

Tại sao cần phân loại sản phẩm khi bán hàng online?
Phân loại sản phẩm không chỉ là việc “chia nhóm” cho dễ tìm. Nó chính là nền tảng để:

Quản lý kho khoa học, tránh nhầm lẫn
Giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa khi soạn đơn
Tối ưu quản trị tồn kho, giảm thất thoát
Xây dựng nội dung marketing theo nhóm hàng hiệu quả hơn
Định hướng rõ ràng cho các chương trình khuyến mãi

Nếu không có hệ thống phân loại sản phẩm bài bản, người bán dễ gặp các vấn đề:

• Nhầm đơn hàng
  
  
• Khó kiểm soát tồn kho
  
  
• Khó quản lý hàng ngàn mã sản phẩm
  
  
• Lãng phí nhân lực, thời gian
  

Đây là bước nền cực quan trọng trước khi bạn tính đến mở rộng quy mô bán hàng online.

Nguyên tắc cơ bản của hệ thống phân loại sản phẩm
Khi xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm, người bán online cần tuân theo những nguyên tắc cốt lõi sau:

Đơn giản nhưng đầy đủ
Phân loại phải đủ chi tiết để không gây nhầm lẫn nhưng cũng không quá phức tạp khiến nhân viên khó nhớ.

Đồng nhất trên mọi kênh
Tên nhóm, mã sản phẩm cần thống nhất từ website, fanpage, sàn thương mại điện tử đến phần mềm quản lý kho.

Dễ mở rộng
Hệ thống phân loại cần cho phép bổ sung nhóm mới khi bạn phát triển thêm sản phẩm.

Dễ đào tạo
Nhân viên mới cần được hướng dẫn và hiểu ngay cách phân loại để không mất quá nhiều thời gian làm quen.

Các phương pháp phân loại sản phẩm phổ biến
Phân loại theo nhóm ngành hàng
Phương pháp cơ bản nhất và thường được áp dụng:

• Thời trang nữ → Áo / Váy / Quần / Phụ kiện
  
  
• Mỹ phẩm → Skincare / Makeup / Nước hoa
  
  
• Điện tử → Điện thoại / Phụ kiện / Laptop
  

Ưu điểm: Dễ hiểu, dễ sắp xếp.
Nhược điểm: Có thể trùng nhóm nếu sản phẩm đa công dụng.

Phân loại theo giá trị sản phẩm
Phù hợp cho cửa hàng có nhiều mức giá:

• Giá rẻ (dưới 100k)
  
  
• Trung bình (100k–500k)
  
  
• Cao cấp (trên 500k)
  

Ưu điểm: Phục vụ dễ cho chiến dịch giảm giá theo phân khúc.
Nhược điểm: Giá thay đổi cần cập nhật thường xuyên.

Phân loại theo vòng đời sản phẩm

• Hàng mới về
  
  
• Best-seller
  
  
• Xả kho, giảm giá
  

Ưu điểm: Tối ưu cho marketing và xử lý hàng tồn.
Nhược điểm: Phải thường xuyên cập nhật.

Phân loại theo khách hàng mục tiêu

• Hàng cho mẹ & bé
  
  
• Hàng cho tuổi teen
  
  
• Hàng công sở
  
  
• Hàng cho người cao tuổi
  

Ưu điểm: Nhắm trúng insight khách hàng.
Nhược điểm: Phù hợp nhất cho shop quy mô lớn.

Cách xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm cho shop online
Bước 1: Lập danh sách tất cả sản phẩm
Thu thập toàn bộ thông tin: tên, mã, giá, mô tả.
Xác định tiêu chí quan trọng: nhóm ngành, giá trị, khách hàng.

Bước 2: Chọn phương pháp phân loại phù hợp
Shop nhỏ → Nhóm ngành hàng + giá trị.
Shop lớn → Kết hợp nhiều tiêu chí (ví dụ nhóm ngành + giá trị + vòng đời).

Bước 3: Thiết kế hệ thống mã hóa sản phẩm
Mã sản phẩm theo quy tắc nhất quán, ví dụ:

• AO_NU_TRANG_001
  
  
• SKINCARE_CAO_005
  

Dễ nhớ, dễ tìm.

Bước 4: Thiết lập trên phần mềm quản lý
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng/kho để lưu trữ và vận hành.
Đồng bộ với website, sàn TMĐT.

Bước 5: Đào tạo và chuẩn hóa quy trình
Đào tạo nhân viên nắm quy ước phân loại.
Quy định cập nhật khi thêm nhóm mới.

Ứng dụng công nghệ và hệ thống andon (andon system) trong quản lý kho
Nhiều người bán hàng online nghĩ hệ thống andon (andon system) chỉ dùng trong sản xuất công nghiệp. Tuy nhiên, tư duy này có thể áp dụng để cải thiện quản lý kho.

Hệ thống andon là một công cụ cảnh báo, theo dõi trạng thái sản xuất (hoặc quy trình). Trong bán hàng online, bạn có thể “ứng dụng tinh thần andon”:

Thiết lập thông báo khi tồn kho dưới ngưỡng tối thiểu.
Cảnh báo khi sản phẩm chưa được phân loại đúng.
Báo lỗi khi mã sản phẩm trùng lặp.

Nhiều phần mềm quản lý kho hiện nay cho phép tích hợp tính năng cảnh báo kiểu hệ thống andon, giúp người bán:

• Chủ động điều chỉnh tồn kho
  
  
• Ngăn ngừa sai sót trong phân loại sản phẩm
  
  
• Tiết kiệm chi phí vận hành
  

Vì vậy, hãy coi hệ thống andon như một phần mở rộng của hệ thống phân loại sản phẩm thông minh.

Lợi ích khi áp dụng hệ thống phân loại sản phẩm bài bản
Tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
Hạn chế tối đa nhầm lẫn khi soạn đơn.
Giảm thời gian kiểm kho, dễ phát hiện sai lệch.
Phù hợp khi mở rộng quy mô bán hàng.
Tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách.
Hỗ trợ xây dựng nội dung marketing theo nhóm hàng cụ thể.

Lưu ý và mẹo dành cho người bán hàng online

• Đừng lạm dụng phân loại quá chi tiết gây rối.
  
  
• Luôn đảm bảo mọi kênh bán hàng dùng chung hệ thống phân loại.
  
  
• Sử dụng công cụ quản lý kho, bán hàng có tính năng phân loại thông minh.
  
  
• Định kỳ rà soát, cải tiến hệ thống phân loại sản phẩm để phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
  
  
• Cân nhắc áp dụng ý tưởng từ hệ thống andon để tạo cơ chế cảnh báo tự động.
  

Kết luận
Phân loại sản phẩm không chỉ là công việc tổ chức kho mà còn là chiến lược vận hành bán hàng online hiệu quả. Một hệ thống phân loại sản phẩm bài bản giúp shop tiết kiệm chi phí, tránh sai sót và phục vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Bằng cách kết hợp các phương pháp phân loại thông minh, áp dụng công nghệ quản lý và tận dụng tinh thần của hệ thống andon (andon system), người bán online hoàn toàn có thể xây dựng một quy trình vận hành tối ưu – bền vững cho tương lai.

Chi tiết liên hệ
Công ty cổ phần điện tử viễn thông Ánh Dương (ADSUN JSC)
Địa chỉ: 340/16 Lê Văn Quới, P. Bình Hưng Hòa, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại 090.125.8778
Email: [email protected]